Procédure d'alerte professionnelle

Sources :
loi n°2016-1691 du 09/12/2016 ; décret n°2017-564 du 19/04/2017 ; directive UE n°2019/1937 ; loi n°2022-401 du 21/03/2022 et décret n°2022-1284 du 03/10/2022.

La définition du Lanceur d'Alerte et la procédure de Signalement et de traitement visent l'ensemble des Alertes relatives à l’exercice de son activité professionnelle pouvant être mises en œuvre sur le lieu d’exercice de ladite activité professionnelle.

La Procédure de Lanceur d’Alerte s’applique à toute Alerte qui serait lancée au sein du Groupe Lépine et, à cet égard, tant aux salariés, dirigeants, associés, collaborateurs ou encore cocontractants du Groupe Lépine.

1. Définitions

a) La définition du Lanceur d’Alerte et de l’Alerte

Le Lanceur d’Alerte est toute personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des faits portant sur :

- un crime,
- un délit,
- une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement,
- une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.

Ces faits, informations et documents constituent l’Alerte.

Cependant, quel que soit leur forme ou leur support, leur révélation ou Divulgation publique est interdite dans la mesure où ils sont couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des délibérations judiciaires, le secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires ou le secret professionnel de l’avocat, sont toutefois exclus du champ de l’Alerte.

En d’autres termes, aucun Signalement ne peut légalement porter sur des informations ou documents qui relèveraient de l’un de ces secrets.
La définition du Lanceur d’Alerte exclut donc :

- les personnes qui n’agissent pas dans l’intérêt général mais pour leur propre compte ou qui cherchent à nuire à autrui ou au Groupe Lépine ;
- les personnes morales (les entreprises, les ONG ou encore les associations ne peuvent donc pas bénéficier de la protection accordée aux lanceurs d’Alerte). Les personnes morales de droit privé à but non lucratif, telles qu’essentiellement les associations, peuvent cependant bénéficier du statut de Facilitateur défini ci-après.

Si les informations signalées ou divulguées par le Lanceur d’Alerte ne sont pas obtenues dans le cadre de ses activités professionnelles, il devra en avoir eu personnellement connaissance, ce qui exclut donc les informations obtenues auprès d’autrui.

L’absence de contrepartie financière directe implique nécessairement que le Lanceur d’Alerte n’ait reçu aucune somme d’argent à quelque titre et de quelque origine que ce soit pour le Signalement ou la Divulgation publique qu’il effectue.

Le Signalement ou la Divulgation publique que réalise le Lanceur d’Alerte doit en outre être réalisé de bonne foi, ce qui induit que le Lanceur d’Alerte ne peut avoir connaissance que les informations qu’il dénonce sont fausses. Elles peuvent cependant ne pas avoir été établies. Il faudra que les informations du Lanceur d’Alerte s’appuient sur une conviction raisonnablement établie que les faits se soient produits ou soient très susceptibles de se produire. Les allégations du Lanceur d’Alerte devront donc s’appuyer sur des éléments suffisants pour présumer qu’il relate les faits de bonne foi.

b) Autres définitions

- Alerte : a la définition qui en est donnée au point 1.a) ci-dessus.

- Destinataire : désigne la personne, au sens large, à laquelle le Lanceur d’Alerte divulgue les informations objet de l’Alerte dont il est l’auteur.

- Divulgation publique : s’entend de la mise à disposition dans la sphère publique des informations relatives à l’Alerte. Elle peut s’entendre des médias, de la presse, des réseaux sociaux etc… c’est-à-dire hors du champ du Groupe Lépine ou d’une autorité compétente.

- Droit de retour : désigne le droit pour le Lanceur d’Alerte qui a réalisé une Alerte de manière non anonyme d’obtenir un retour d’informations suite à son Alerte.

- Entités juridiques contrôlées : désignent les filiales de la société GROUPE LEPINE avec lesquelles elle constitue le Groupe Lépine, tel que défini ci-dessous. Les Entités juridiques contrôlées peuvent également bénéficier de la protection liée à la Procédure d’Alerte, pour celles dans lesquelles le Lanceur d’Alerte travaille ou avec lesquelles il est en lien dans un contexte professionnel.

- Facilitateur : désigne toute personne physique, ou morale de droit privé à but non lucratif, c’est-à-dire essentiellement les associations, qui aide un Lanceur d’Alerte à effectuer un Signalement ou une Divulgation publique, dans le respect du cadre légal et réglementaire. Le Facilitateur peut également bénéficier de la protection liée à la Procédure d’Alerte.

- le Groupe Lépine : désigne le groupe de sociétés formé par les sociétés GROUPE LEPINE (957 503 642), LEPINE (887 535 334), TBF - GENIE TISSULAIRE (389 879 818), AMF (420 433 948), CETLA (832 381 040), ICB (389 706 235) et 3S ORTHO (424 858 934) ; auquel s’applique la Procédure.

- Lanceur d’Alerte : a la définition qui en est donnée au point 1.a) ci-dessus.

- Personne physique en lien avec un Lanceur d’Alerte : désigne le particulier qui risquerait de faire l’objet de mesures de représailles, que ce soit par son employeur, son client ou le destinataire de ses services, du fait de l’Alerte lancée par le Lanceur d’Alerte. La personne physique en lien avec un Lanceur d’Alerte peut également bénéficier de la protection liée à la Procédure d’Alerte.

- Procédure : désigne la présente Procédure de Signalement et de traitement de l’Alerte, applicable au sein du Groupe Lépine.

- Référent Alerte : désigne la personne désignée pour recueillir les Alertes réalisées au sein ou auprès du Groupe Lépine et, en l’occurrence, du ou de la responsable du service juridique, tel que mentionné au point 2 ci-après.

- Référent Alerte Suppléant : désigne la personne suppléante au Référent Alerte, désignée pour recueillir les Alertes réalisées au sein ou auprès du Groupe Lépine en son absence et en l’occurrence, le ou la juriste en charge de la conformité anti-corruption, tel que mentionné au point 2 ci-après.

- Signalement : désigne le fait pour le Lanceur d’Alerte de communiquer les informations qu’il estime en lien avec des faits visées ci-dessus (crime, délit, atteinte ou menace de l’intérêt général, violation ou tentative de dissimulation d’une violation d’un texte légal ou réglementaire…) soit à son employeur -pour le Groupe Lépine, au travers de son Référent Alerte- soit à l’autorité compétente. Le Signalement peut être interne ou externe.

- Signalement Interne : réalisé par le Lanceur d’Alerte au sein du Groupe Lépine, auprès du Référent Alerte.

- Signalement Externe : réalisé par le Lanceur d’Alerte auprès d’une autorité compétente, du Défenseur des droits, ou d’une institution, d’un organe ou organisme de l’Union européenne compétent pour recueillir ces informations.

2. La procédure de Signalement de l’Alerte

La Procédure de Signalement de l’Alerte est un moyen de Signalement parmi d’autres, comme peut l’être la voie hiérarchique. Le fait de ne pas y recourir ne peut entraîner aucune sanction à l’encontre d’un(e) salarié(e) du Groupe Lépine.

L'Alerte doit être signalée en premier lieu :

- au Référent Alerte désigné par le Groupe Lépine pour un Signalement Interne : il s’agit, dans le Groupe Lépine, de la personne responsable du service juridique du Groupe Lépine, en raison de ses attributions liées à la conformité des entreprises du groupe à la loi et aux réglementations.
- En cas d’absence du Référent Alerte ainsi désigné, le Référent Alerte Suppléant assurera le rôle du Référent Alerte au sein du Groupe Lépine pour la durée de son absence, aux seules fins d’accuser réception des Alertes et, en cas d’absence supérieure à un mois, d’informer la personne visée par l’Alerte. A titre exceptionnel en cas d’absence prolongée d’une durée supérieure, le Référent Alerte Suppléant pourra valablement prendre en charge le traitement du Signalement réalisé par le Lanceur d’Alerte. Le Référent Alerte Suppléant désignée est le ou la juriste, placée sous la responsabilité hiérarchique du Référent Alerte, en charge de la conformité anti-corruption.
- Le Référent Alerte est commun au sein du Groupe Lépine : tout Signalement Interne réalisé par un Lanceur d’Alerte en son sein est à effectuer à son attention ; en ce compris pour les filiales le composant ;
- auprès de l'autorité compétente, judiciaire ou administrative, auprès du Défenseur des droits ou auprès de l’institution de l’organe ou organisme de l’Union européenne pour une violation des droits de l’Union européenne, pour un Signalement Externe.

Le Lanceur d’Alerte peut retrouver toutes les informations relatives à la saisine du Défenseur des droits en consultant l’adresse suivante : https://www.defenseurdesdroits.fr/fr/lanceurs-dalerte

En dernier ressort, l’Alerte peut donner lieu à Divulgation publique si, à l’issue du Signalement, aucune mesure appropriée n’a été prise à l’expiration du délai imparti pour son traitement, maximal de trois mois ; sauf circonstances particulières du Signalement le justifiant.

A titre exceptionnel, en cas de danger grave et imminent ou lorsque le Signalement comporte un risque de représailles, de dommages irréversibles, de conflit d’intérêts ou d’altération des preuves, l’Alerte peut directement faire l’objet d’une Divulgation publique.

L’attention est portée sur la nécessité de respecter cette chronologie afin que le Lanceur d’Alerte puisse bénéficier de la protection légale. S’il procède à une Divulgation publique avant d’avoir procédé à un Signalement Externe et respecté le délai imparti pour son traitement, en dehors des cas exceptionnels visés ci-dessus, la Procédure d’Alerte n’est pas respectée.

Au sein du Groupe Lépine, le Lanceur d’Alerte est vivement encouragé à réaliser en premier lieu un Signalement Interne, c’est-à-dire auprès du Référent Alerte désigné par et au sein du Groupe Lépine, pour lequel toutes les garanties de confidentialité évoquées ci-après seront strictement respectées.

Chronologie et étapes du Signalement Interne et du traitement de l’Alerte dans et au sein du Groupe Lépine :

Les CSE (Comités Sociaux et Economiques) constitués dans le périmètre du Groupe Lépine sont informés par tous moyens par le Référent Alerte des Alertes reçues de la part des salariés qu’ils représentent respectivement, dans le respect de la confidentialité inhérente à la Procédure d’Alerte.

3. Garanties de protection liées au statut de Lanceur d’Alerte

L’auteur d’un Signalement qui respecte les conditions décrites au 1 de la Procédure, ainsi que les étapes décrites au 2., bénéficie du statut de Lanceur d’Alerte et, à ce titre, de différentes protections décrites ci-après.

A l’inverse, l’auteur qui procède à une utilisation abusive du dispositif d’Alerte, ne bénéficiera pas de cette protection et s’expose à une sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement lorsqu’il est salarié du Groupe Lépine. Il en est de même s’il se livre délibérément au Signalement d’une Alerte qu’il sait non fondée.

a. Protection des données personnelles

La Procédure nécessite la mise en œuvre par le Groupe Lépine, le cas échéant en tant qu’employeur, d’un traitement de données à caractère personnel, en conformité au Règlement (UE) 2016/679 et la loi n°78-17 modifiée dite « Informatique et Libertés », relatifs à la protection des données personnelles.

La gestion des traitements des Alertes, des investigations ainsi que des suites données aux Alertes se fonde sur le respect d’une obligation règlementaire pour les sociétés du Groupe Lépine. Dans ce cadre, les catégories de données traitées sont :

- les faits signalés,
- les données d’identification du Lanceur d’Alerte, en l’absence d’anonymat,
- les données d’identification des personnes faisant l’objet de l’Alerte,
- les données d’identification du Référent Alerte et des personnes intervenant ou entendues dans le cadre du traitement de l’Alerte,
- les éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits objets du Signalement,
- les éventuelles suites données à l’Alerte.

Au cours des opérations d’examen de la recevabilité et de la vérification de l’Alerte, le Référent Alerte garantit la stricte confidentialité de l'identité du Lanceur d’Alerte, de l’identité des tiers mentionnés dans son signalement, des faits objets du signalement et de l’identité des personnes visées.

Cette protection s’applique également en cas de communication du Référent Alerte avec des tiers, dès lors que cette communication est nécessaire pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement de l’Alerte. Ces tiers seront donc également tenus à la confidentialité de l’Alerte.

Les moyens prévus sont :

- l’attribution d’un code à chaque signalement sous la forme : AAAAMM-XX (les quatre chiffres de l’année et les deux chiffres du mois de réception du signalement, suivis des deux chiffres de numérotation chronologique des signalements reçus dans le même mois de la même année). Ce code sera utilisé pour désigner les dossiers de l’Alerte (stockage informatique et physique). La correspondance entre le code et le nom du Lanceur d’Alerte ne sera connue que par celui-ci et le Référent Alerte.
- l’anonymisation des documents reçus avant transmission à des tiers : email ou courrier support de l’Alerte, documents justifiant l’Alerte.

Si l’Alerte donne lieu à des suites, la confidentialité peut être levée si cela s’avère indispensable au traitement envisagé. Dans cette hypothèse, il est procédé à un examen attentif des éléments du dossier afin de limiter cette levée de confidentialité au strict nécessaire. Si la levée de la confidentialité concerne l’identité du Lanceur d’Alerte, son consentement est recueilli préalablement.

Le Lanceur d’Alerte, les personnes mises en cause, le Référent Alerte ainsi que toute personne intervenant dans le cadre du traitement d’un Signalement Interne disposent des droits suivants :

Droit d’accès

Toute personne dont les données à caractère personnel font ou ont fait l’objet d’un traitement dans le cadre du Signalement (Lanceur d’Alerte, victimes présumées des faits, personnes visées par l’Alerte, témoins, personnes entendues lors de l’enquête etc…) a le droit d’accéder aux données la concernant.
L’exercice de ce droit ne doit pas permettre à la personne qui l’exerce d’accéder aux données à caractère personnel relatives à d’autres personnes physiques. La personne qui fait l’objet d’une Alerte ne peut en aucun cas obtenir communication du responsable du traitement, sur le fondement de son droit d’accès, des informations concernant l’identité du Lanceur d’Alerte.
Cette limitation est propre aux règles relatives à la protection des données personnelles et ne fait pas obstacle à l’application, le cas échéant, des règles du droit processuel, des libertés fondamentales, etc.

Droit d’opposition

Le droit d’opposition ne peut pas être exercé pour les traitements nécessaires au respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le Groupe Lépine.

Droit de rectification et d’effacement

Le droit de rectification peut être exercé par toute personne concernée mais il ne pourra permettre la modification rétroactive des éléments contenus dans l’Alerte ou collectées lors de son instruction. Son exercice, lorsqu’il est admis, ne doit pas aboutir à l’impossibilité de reconstitution de la chronologie des éventuelles modifications d’éléments importants de l’enquête.  
Aussi ce droit peut être exercé pour rectifier les données factuelles, dont l’exactitude matérielle peut être vérifiée par le responsable du traitement à l’appui d’éléments probants, et ce sans que soient effacées ou remplacées les données, même erronées, collectées initialement.
Le droit à l’effacement peut être exercé par toute personne concernée mais il ne permettra pas d’aller à l’encontre du respect d’une obligation légale pesant sur le responsable de traitement. Ce droit sera également limité si les données sont nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment auprès du Délégué à la Protection des Données du Groupe Lépine :

- par email privacy@groupe-lepine.com
- par courrier Groupe Lépine – Délégué à la Protection des Données, 175 rue Jacquard CS 50307, 69727 Genay cedex

En outre, toute personne identifiée dans le Signalement a, en tout état de cause, le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Pour plus d’informations, il est possible de consulter le site Internet de la CNIL (www.cnil.fr)

b. Protection du Lanceur d’Alerte

Le Lanceur d’Alerte, le cas échéant lorsqu’il est salarié du Groupe Lépine, qui a respecté les conditions et les étapes de la Procédure, est garanti contre :

- des mesures de rétorsion à son égard (art. L. 1132-3-3 du code du travail),
- de toutes mesures, menaces ou tentatives de représailles,
- un licenciement consécutif à sa démarche de signalement.

Il bénéficie d’un droit de retour. Il sera donc informé des suites données au traitement de son Alerte, s’il n’a pas opté pour un Signalement anonyme.

Il bénéficie également d’une protection légale, sous certaines conditions, dont principalement :

- une immunité pénale, lorsque les informations divulguées portent atteinte à un secret protégé par la loi, si cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause,
- une immunité civile au titre des dommages que pourrait causer son signalement,
- pénalement, le bénéfice d’un fait justificatif : certaines infractions qui pourraient être consécutives et intrinsèques à l’Alerte pourront être neutralisées. Le Lanceur d’Alerte pourrait donc échapper à une condamnation au titre de ces infractions dans le cadre de cette protection,
- contre les procédures dites « baillons » : en cas de poursuites judiciaires engagées à l’encontre du Lanceur d’Alerte en vue de le faire taire, le juge saisi pourrait ordonner certaines mesures afin que le Lanceur d’Alerte soit protégé dans sa liberté de parole,
- contre une plainte abusive pour diffamation déposée contre lui.

Les Facilitateurs, les Personnes physiques en lien avec le Lanceur d’Alerte ou les Entités contrôlées pourront également bénéficier d’une certaine protection dans le cadre de la Procédure d’Alerte.

En outre, en cas de Signalement Externe, l’autorité compétente pourra, si les conditions sont réunies et qu’elle l’estime nécessaire, ordonner certaines mesures de soutien psychologique ou de secours financier temporaire au bénéfice du Lanceur d’Alerte, s’il subit une grave dégradation du fait de son Signalement.

Il est rappelé que la procédure d’Alerte est couverte par la confidentialité. Ainsi, les informations et identités citées dans l’Alerte ne pourront être communiquées à qui que ce soit ; sauf à ce que leur communication à une autorité judiciaire soit rendue nécessaire par le Référent Alerte tenu de dénoncer les faits. Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par le signalement ne peuvent être divulguées, or l’autorité judiciaire, que lorsque le caractère fondé de l’Alerte a été établi.

Le Référent Alerte au sein du Groupe Lépine est tenu à cette confidentialité au même titre que les destinataires externes. Si, pour les besoins du traitement du signalement, le Référent Alerte du Groupe Lépine était amené à devoir communiquer ces informations à une autre personne, cette personne serait également tenue à la confidentialité des informations transmises.

Si toutefois le Lanceur d’Alerte souhaitait effectuer son Alerte de manière anonyme, cet anonymat n’entacherait en rien la validité du Signalement. Il est donc possible à tout Lanceur d’Alerte d’opter pour ne pas déclarer son identité. Toutefois, l’attention est portée sur le fait qu’en pareille hypothèse, le Lanceur d’Alerte ne pourra bénéficier du droit de retour évoqué ci-dessus. Il ne pourra donc connaître le traitement qui aura été donné à son Signalement, qu’il soit Interne ou Externe. En cas de signalement anonyme pour lequel il y aurait des suites à donner, comme évoqué plus haut, l’identité du Lanceur d’Alerte pourra être révélée pour les besoins de son traitement. L’accord préalable du Lanceur d’Alerte sera sollicité.

Le Lanceur d’Alerte anonyme bénéficiera de la même protection issue de la Procédure lorsqu’elle est respectée.